WWW.LIBRUS.DOBROTA.BIZ
БЕСПЛАТНАЯ  ИНТЕРНЕТ  БИБЛИОТЕКА - собрание публикаций
 

««1С: Документооборот Корп 8»: выполненные работы, проблемы и решения, перспективы 2016 г. О предприятии • АО «ОДК-СТАР» – научно-производственное объединение, специализирующееся на ...»

Развитие системы электронного делопроизводства в

АО «ОДК-СТАР» на базе программного продукта

«1С: Документооборот Корп 8»: выполненные работы,

проблемы и решения, перспективы

2016 г .

О предприятии

• АО «ОДК-СТАР» – научно-производственное объединение,

специализирующееся на разработке и производстве САУ

ГТД. Продукция предприятия – цифровые электронные

регуляторы и гидромеханические агрегаты управления ГТД

воздушных и морских судов, силовых установок ГТЭ, ГПА .

• АО «ОДК-СТАР» было образовано в апреле 2011 г. путём объединения ОКБ ОАО «СТАР» и серийного завода ОАО «ПАО «Инкар». Процессы реорганизации определяют специфику последних лет жизни предприятия .

• На предприятии сосуществуют производства дискретного типа от единичного до массового, обеспечивающие полный цикл производства и испытаний изделий .

• На 01.01.2016 численность персонала - 3994 чел .

• В ЛВС предприятия более 1100 рабочих мест .

Оргструктура информационной службы Управляющий директор Начальник управления ИТ Отдел Отдел сетевых Типография организации Отдел САПР Отдел АСУП сервисов управления Системы управления Системы автоматизации Системы автоматизации неструктурированным Сетевая инфраструктура и конструкторско- управления контентом (документами) сервисы технологических работ производством и корп. эффективностью Специализация подразделений УИТ Блок КИС, Классы ИС, Виды обращающейся документации, ответственное входящих в действующие системы управления подразделение блок документацией Инженерный САПР, АСТПП, Документация ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, СРПП .

блок, Конструкторско-технологический АСУТП, АСНИ ОСАПР документооборот Производственн АСУП, ERP, MRP, Плановая, учётная, отчётная документация ый блок, SCM, CALS,CRM, снабженческих, производственных, сбытовых MES/MOM/

–  –  –

• Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов (документирование) и организацию работы с ними

• Делопроизводство на СТАР ведется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и СТП 4.5.01

• В настоящий момент СЭДП поддерживает 105 видов внутренних, 10 видов - входящих и 5 видов - исходящих документов .

• СЭДП охватывает все структурные единицы и подразделения предприятия. По состоянию на 01.04.2016 всего зарегистрировано 678 пользователей в 128 структурных единицах и подразделениях .

Организация внедрения, эксплуатации и развития СЭДП

• Куратором проекта от руководства предприятия назначен заместитель управляющего директора по персоналу, с наделением его полномочиями по изданию ОРД, контроль и регулирование им хода работ, рапорты .

• Информационное администрирование и развитие СЭДП обеспечивает отдел организации управления, методическое обеспечение – канцелярия, системное администрирование СЭДП и сервиса электронной подписи, поддержку рабочих мест пользователей – отдел сетевых сервисов .

• К системе ЭДП подключены все структурные подразделения предприятия. Выполнено техническое оснащение рабочих мест пользователей .

Дорожная карта проекта внедрения ECM

Организация работ по внедрению и развитию СЭДП в 2011 – 2016 гг .

• Запуск работ в декабре 2011 г., с 19.01.2012 сдан в ОЭ блок по регистрации, рассылке и контролю исполнения распорядительной документации; далее в 2012 г .





выполнены ещё 4 блока работ: по автоматизации процессов управления корреспонденцией, НД, инф.справочной и договорной документацией; к дек. 2013 г .

завершены оставшиеся блоки и в январе 2014 г. система введена в промышленную эксплуатацию (ПЭ) .

• С 2014 года система развивается силами ООУ по годовым планам работ, курируемым заместителем УД по персоналу .

Основные работы выполненные в этот период – значительное расширение числа видов документов и процессов их обработки, числа пользователей; интеграция с 10 информационными сервисами/системами; ежегодный перевод на новые версии программного продукта .

Выполненные работы по внедрению и развитию СЭДП в 2011 – 2016 гг. ЭДП

• Организационно и нормативно обеспечено электронное согласование распорядительной, договорной и др .

документации; обеспечено функционирование сервиса электронной подписи .

• Автоматизированы процессы управления входящей и исходящей корреспонденцией, управления поручениями, включая контроль исполнения, управления распорядительной, организационно-правовой, информационносправочной, нормативной и договорной документацией .

Создан электронный архив соответствующих документов .

• СЭДП сопряжена с LDAP-каталогом, электронной почтой и информационным порталом предприятия, системой контроля цен в счетах на закупку, сервисами штампов, СКУД, факс-машиной, МЭДО (СЭД Directum ОДК) и др .

Организация и прогресс проекта

• Для контроля и оперативного принятия решений по развитию СЭДП предусмотрена отчетность о работе системы в виде рапортов куратору проекта от руководства с приложением списков внутренних, входящих, исходящих документов, схемы охвата подразделений системой ЭДП, справки о выполнении заданий, списка пользователей, завершенных задач согласования, списка ввода документов в разрезе подразделений, отчета по договорным документам. В период опытной эксплуатации (2011-2013 гг.) рапорты представлялись еженедельно. В 2014 году рапорт представлялся ежемесячно, в 2015, 2016 гг. – раз в квартал. Выборка из рапортов представлена в таблице:

Проектная документация Документы Договорные документы: договоры на поставку ПО, договор на внедрение ПП, дополнительные соглашения, договор на техническую поддержку, письма, акты выполненных работ Организационно-правовые документы: положение о проектной рабочей группе по внедрению СЭДП Плановые документы: календарный план-график внедрения 1С-Док с изменениями, 7 промежуточных план-графиков на блоки работ, планы работ по развитию СЭДП в 1 и 2 п/г 2013, планы внедрения подсистем по техзаданиям Отчётные документы: рапорты, протоколы совещаний с подрядчиком, протоколы совещаний ПРГ, различные справки Технические документы: документация 1С, поставляемая с продуктом, технический проект СЭДП, технические задания на подсистемы Эксплуатационные документы: инструкция пользователя ЭДП И 363.029-2011, методические и краткие руководства для пользователей по различным задачам делопроизводства, информационные письма, регламент И 363.031-2012 работы и технического обслуживания СЭДП, инструкции системного (И 363.034и информационного (И 363.033-2012) администраторов СЭДП, инструкция по работе с ЭЦП и др .

Распорядительные документы: приказы и распоряжения о запуске работ и сдаче блоков работ в опытную и промышленную эксплуатацию, о внедрении нормативной документации, распоряжения о формировании и об изменении состава ПРГ, распоряжения об обучении и др .

Нормативные документы: СТП 4.5.11-2012 СМК. Делопроизводство. Порядок и ведение, СТП 4.5.01-2011 СМК. Стандарты предприятия. Порядок разработки, оформления и обращения» (раздел Учет, хранение и обращение на электронном носителе), СТП 4.5.20-2012 СМК. Управление электронными документами .

Общие требования. Системы и процедуры. Защита информации, РТМ 567.00.059-2013 СМК. Перечень ЛНА, И 4.1.00.02-2012 Перечень структурных подразделений, структурных звеньев и должностей, их кодификация, И 4.5.11.01-2012 СМК. Распорядительная документация. Порядок согласования и утверждения. Шаблоны документов, И 4.3.01.01-2012 СМК. Договорная документация. Порядок согласования и утверждения, П 363.037-2012 Об электронной подписи Организационные решения Силами УИТ обеспечено информационное и системное администрирование СЭДП; методическое обеспечение СЭДП производит канцелярия и другие подразделения;

Введена унифицированная кодификация и сокращённые наименования подразделений и должностей;

Определён юридический статус и сферы применения электронных документов, систем и процессов документооборота, электронных подписей;

Введён институт посредничества; всем посредникам выданы доверенности и сертификаты ЭЦП на совершение действий в системе от лица руководителей;

Изменены бизнес-процессы обработки документации с децентрализацией ввода, с централизацией хранения и регистрации документов, обеспечена прозрачность оборота документов, сокращены рутинные работы канцелярии .

Технические решения

• Серверная часть 1С-Док развёрнута в виртуальной среде ЦОД СТАР; на рабочих местах тонкие и веб-клиенты;

• Обеспечено резервное копирование серверной части с помощью ПО Bakula и автоматическое обновление ПО на рабочих местах средствами MS Configuration Manager;

• Осуществлена интеграция СЭДП с сервисами LDAP (MS AD), электронной почты (Exchange Server), электронной подписи (Центр сертификации MS) и информационным порталом (Oracle Weblogic Portal, Oracle Content System);

• Информационная безопасность обеспечивается в СЭДП ролевыми и групповыми настройками доступа; служба безопасности проводит постоянный аудит;

• Производительность системы удовлетворительная, в среднем сводный коэффициент по критичным операциям колеблется в диапазоне 0,62 …0,65 .

Выполненные программные доработки для целей СЭДП в 2011 – 2016 гг .

• Перечень доработок в конфигурации 1С:Документооборот для целей СЭДП (по состоянию на 12.05.2016):

- исполнение задач любых процессов от лица руководителей по доверенности;

- группировка задач по исполнителям на рабочем столе;

- доработка процесса исполнения для управляющего директора;

- упрощенное повторное согласование для не согласовавших;

- доработка РКК внутренних документов для привязки к бюджету и торгам (поля – строка бюджета, бюджетополучатель, предприятие-монополист и др.);

- новые реквизиты в РКК разовых пропусков;

- регистрационные штампы (генерация графических штампов и их вставка в файлы формата DOC, DOCX, PDF);

- штампы электронных подписей (генерация графических штампов и их вставка в файлы формата DOC, DOCX, PDF). Для БП «Утверждение» добавлена вставка штампа ЭП в файлы форматов «doc» и «docx»;

- отчеты для ПЭО по суммам и ценам в счетах и договорах, связь с СКЦ;

отчет «Согласования по подразделениям»; отчет по событиям, отчет по исполнительской дисциплине с учетом новой методики;

- доработка системных функций;

- интеграция с внешними системами: Инфопортал, СКЦ, МЭДО, СКУД, М-3 и др .

Интеграция СЭДП с сетевыми сервисами

–  –  –

Объём электронного документооборота Анализ исполнительской дисциплины пользователей СЭДП

• Для повышения ответственности пользователей СЭДП ежемесячно канцелярией формируются и предоставляются подразделениям отчеты по исполнительской дисциплине .

• Разработана Методика расчета коэффициентов исполнительности выполнения задач в СЭДП .

• Для наглядного изображения динамики исполнительности пользователей СЭДП используются различные диаграммы .

Проблемы проекта внедрения СЭДП

Организационные проблемы:

• необходимость разработки организационной, нормативной и правовой базы электронного делопроизводства;

• реорганизация предприятия и смены руководства;

• низкая информационная культура работников и руководителей, боязнь перемен и трудности в изменении устоявшихся методов работы .

Технические проблемы 1С-Док: некритичный недостаток функционала, производительности в стандартной установке, проблемы перехода на новые версии .

Проблемы решаются настойчивой позицией руководства предприятия, постоянным обучением работников и вниманием к их проблемам, обеспечением необходимой документацией, тесным взаимодействием с 1С, переводом на новые версии программного продукта. 21 Заключение

• В целом, проект внедрения СЭДП на АО «ОДК-СТАР»

прошёл в соответствии с утверждёнными планами и решениями. В январе 2014 года система электронного делопроизводства введена в промышленную эксплуатацию .

• Перспективы развития СЭДП на АО «ОДК-СТАР» связаны с полным охватом системой процессов делопроизводства и некоторых смежных процессов документооборота, её дальнейшей интеграцией с подобными системами АО «ОДК» и её дочерних организаций, предприятий- и организаций-партнёров, удалённым доступом для командированных сотрудников, использованием системы для организационного анализа, построенного на накопленных фактических данных .

БЛАГОДАРИМ ЗА ВНИМАНИЕ!

Начальник ООУ Фролов А.П. (frol-ap@ao-star.ru ), вед.спец. ООУ Степанова Н.И .

Проблемы бумажного делопроизводства*

Известные в повседневной практике работы предприятий проблемы:

Большое количество используемой бумаги; документы постоянно множатся – для передачи в подразделения с целью ознакомления и пр.;

Высокая стоимость хранения; создание крупных бумажных архивов требует большого количества помещений, причем специальным образом оборудованных;

Медленный поиск и доступ к информации;

Медленное движение документов в организации; при бумажном документообороте примерно 95% жизненного цикла обработки документа занимает время передачи между рабочими местами и пролёживания документа;

Отсутствие механизмов управления движением документов; процесс движения документа не поддается никакому контролю, нет возможности поиска «узких мест» в процессе их обработки;

Сложности в обеспечении конфиденциальности информации; бумажный документ сложно защитить от доступа неаккредитованных пользователей, а в правильно организованной системе ЭДП факты обращения пользователей системы к документам протоколируются;

Асимметрия информации; в случае бумажного документооборота сложно обеспечить распространение информации в компании – складывается ситуация, когда только некоторые сотрудники владеют определенной информацией, и составить полную информационную картину не представляется возможным, либо сделать это крайне трудно .

Примечание: *По материалам конференции DocFlow-2010 и публикаций в PC Week/RE .

Экономический эффект использования ЭДП*

o Соответственно экономический эффект возникает из:

1) сокращения затрат на создание, передачу, обработку и хранение бумажных документов;

2) сокращения непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;

3) ускорения информационных потоков;

4) изменения корпоративной культуры;

5) снижения рисков потери документов и рисков, связанных с информационной безопасностью .

o Важным эффектом от внедрения ЭДП является общее повышение исполнительской дисциплины в связи с повышением прозрачности бизнес-процессов, оповещением о поручениях, обеспечением удобного доступа к документам и заданиям, в частности, извне организации, возможностью мониторинга загруженности сотрудников, построения отчетов об исполнительской дисциплине. В общем важным выигрышем от внедрения ЭДП может стать сокращение рутины в работе пользователей и изменение качества работы сотрудников .

Примечание: *По материалам конференции DocFlow-2010 и публикаций в PC Week/RE .

Особенности работы с подрядчиком при внедрении Участие в проекте подрядной организации заключалось в поставке, начальном обучении ПРГ и настройке 1С-Док. Эти работы завершены в 2012 году .

С 2013 года помимо стандартного договора ИТС с подрядчиком заключен договор на техническую поддержку и сопровождение 1С-Док по разовым заявкам .

Системные недостатки внедрения 1С-Документооборот:

• недостаток компетенции в управленческом консалтинге;

• отсутствие типовых регламентов для организационноправового и нормативного обеспечения ЭДП;

• фирмой 1С не лучшим образом организована поддержка корпоративных пользователей и взаимодействие с системными интеграторами (центрами компетенции) .

Примечание: Во время реализации проекта ООО «Автоматизация учётаИнформ» получило статус Центра компетенции 1С по документообороту .

Проблематика ЭДП Система электронного делопроизводства (СЭДП) обеспечивает весь необходимый управленческий документооборот предприятия на новом качественном уровне, с меньшим количеством персонала канцелярии, большей централизацией, доступностью, скоростью и прозрачностью документопотоков, делегированием ответственности в подразделения, исключением дефектов традиционной организации делопроизводств .

В январе 2014 года система ЭДП на предприятии введена в промышленную эксплуатацию на базе программного продукта (ПО) 1С: Документооборот, 8. В процессе эксплуатации СЭДП отмечены проблемы её технологического качества. Систематически проводятся, в т. ч. с привлечением сторонних специалистов, плановые работы по улучшению производительности СЭДП. С этой целью в июне 2015 г. на предприятии развернуто и настроено ПО 1С: Корпоративный инструментальный пакет 8 (КИП) .

Совместно с ООО «ЛАД-Проект» в начале 2015 года завершены работы по повышению технологического качества СЭДП. Мероприятия по дальнейшему повышению производительности ведутся самостоятельно силами предприятия .

Организационный анализ В результате работы системы ЭДП накоплены данные по обороту документов и их исполнению, которые могут быть использованы для организационного анализа процессов управления в различных службах и подразделениях предприятия. В частности, можно анализировать управленческую активность подразделений, вопросы деятельности и сферы применения этой активности, распределение усилий подразделений между текущей операционной деятельностью и развитием процессов, скорость решения вопросов, исполнительность общую и по частным вопросам и др. В руках руководителей предприятия появился инструмент для оценки, анализа и регулирования




Похожие работы:

«Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования "НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ" Школа базовой инженерной подготовки Отделение социально-гуманитарных наук ШБИП Направление...»

«ВЕСТНИК ОНЗ РАН, ТОМ 3, NZ6038, doi:10.2205/2011NZ000168, 2011 Экспериментальное исследование растворимости кварца в системе H2O-HF и возможный механизм окварцевания вмещающих пород на примере природнных объектов А. А. Конышев, А. М. Аксюк Институт экспериментальной минералогии РАН, Че...»

«УДК 316.77 ПРОФИЛАКТИКА ИНТЕРНЕТ-РИСКОВ СРЕДИ ПОДРОСТКОВ Розвязева К. Д., студентка 1 курса магистратуры, Уральского федерального университета имени первого Президента России Б.Н. Ельцина г. Екатеринбург, Россия rozvyazeva.kristina@yandex.ru PREVENTION OF INTERNET-RIS...»

«МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ (МГС) INTERSTATE COUNCIL FOR STANDARDIZATION, METROLOGY AND CERTIFICATION (ISC) ГОСТ МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ 13047. 20СТАНДАРТ НИКЕЛЬ. КО БАЛЬТ Метод определения магния Издание официальное Москва Стандартинформ белое кружевное платье ГОСТ 130...»

«80-летию института "Севкавгипроводхоз" посвящается Сборник научных трудов Северо-Кавказского института по проектированию водохозяйственного и мелиоративного строительства (ОАО...»

«Документ отредактирован по состоянию на 30.09.05г.УСТРОЙСТВО МИКРОПРОЦЕССОРНОЕ ЗАЩИТЫ, АВТОМАТИКИ, КОНТРОЛЯ И УПРАВЛЕНИЯ ПРИСОЕДИНЕНИЙ 6-35 кВ МРЗС – 05 – 01 Руководство по эксплуатации РСГИ.466452.007-41 РЭ Содержание 1 Назначение 2 Технические характеристики 2.1 Общие технические характеристики 2....»

«БВЕК.321216.005 ФО ИЗМЕРИТЕЛЬ ПЛОТНОСТИ ПОТОКА ЭНЕРГИИ ЭЛЕКТРОМАГНИТНОГО ПОЛЯ П3 –33М Зав. № Формуляр БВЕК 321216.004 ФО БВЕК.321216.005 ФО Содержание Лист 1 Общие указания..3 2 Основные сведе...»

«Министерство образования Московской области ГБПОУ МО "Колледж "Подмосковье" Структурные подразделения ПУБЛИЧНЫЙ ДОКЛАД ГБПОУ МО "КОЛЛЕДЖ "ПОДМОСКОВЬЕ" 2017-2018 УЧЕБНЫЙ ГОД Уважаемые читатели! Коллектив ГБПОУ МО "Колледж "Подмосковье" представляет вам Публичный доклад за 2017-2018 учебный год в цифрах и фактах. В страницы доклада...»

«Глава 5. Упругие деформации 1 Лабораторная работа № 5.4 ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОЭФФИЦИЕНТА ПУАССОНА Цель работы Изучению сложных видов деформаций и связи между ними. Экспериментальное определение коэффициента Пуассона. Идея эксперимента Рассматриваются в...»







 
2019 www.librus.dobrota.biz - «Бесплатная электронная библиотека - собрание публикаций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.